Teletrabalho em tempos de COVID-19

28 de Maio de 2020
helenabonzinho

O teletrabalho, a utilização de meios tecnológicos à distância em substituição do trabalho presencial, tornou-se uma realidade para muitos profissionais das organizações do concelho de Cascais. Muitas vezes sem qualquer experiência ou fase de preparação, reestruturaram-se procedimentos nas equipas de colaboradores. Isto também teve impacto na dimensão individual, na conciliação da vida pessoal com a profissional e na adoção de novas rotinas. A Rede Social Cascais pediu a alguns membros do Núcleo Executivo para partilharem as suas experiências, mostrando como foi possível assegurar a missão das organizações e manter o contato com público durante a pandemia.

Teresa Gabriel
Associação de Reabilitação e Integração Ajuda

Como foi o processo de adaptação ao teletrabalho?

Foi rápido e foi muito positivo. As coisas correram relativamente bem. As pessoas colaboraram na medida do possível, dispondo alguns meios próprios. Noutros casos, foram os equipamentos da associação que foram levados para casa. Rapidamente as coisas estavam a fluir. No meu caso, foi muito fácil, tinha os meios disponíveis e foi uma questão de montar as coisas. Foi imediato. Estou a falar em termos operacionais físicos.

Consegueriam assegurar o contacto com o vosso publico?

Conseguimos a 100% embora haja uma pequena minoria de pessoas que rejeita este tipo de trabalho à distância: mantemos o contacto mas não estamos a conseguir o mesmo tipo de serviço. Mas com a maioria dos utentes sim. Continuamos nesta modalidade à distância.

Que vantagens e desvantagens identifica no teletrabalho?

Em termos de vantagens, foi o não ter que parar e não cair em isolamento total. Quer a equipa como os próprios utentes. Criou-se um serviço novo e isto permitiu dar alguma atenção a aspectos mais individualizados, de uma forma diferente. Criou-se este serviço que, para alguns utentes foi muito útil. As desvantagens têm a ver com  uma parte essencial do nosso trabalho que assenta na relação. A relação pode ser trabalhada à distância. O fator presencial e o fazer com que os utentes saiam de casa, no nosso caso é essencial; que convivam uns com os outros, não só com o técnico, para a maioria dos utentes, isto é essencial. Isto foi claramente uma desvantagem. Todo o outro lado, os assuntos práticos , esses também se resolvem por email, por telefone e a maioria dos serviços com quem nós contactamos também está a facilitar. Correu bem também.

De futuro, contam continuar a usar as novas tecnologias, mesmo quando alguma normalidade for retomada ?

Sim, pensamos na medida do possível. Houve uma dificuldade que eu não referi antes que tem a ver com os utentes que não têm competências ou meios informáticos. Isto é uma situação que vamos ter que abordar e tentar trabalhar de uma maneira diferente. Sempre foi uma preocupação nossa mas também eles agora perceberam que isto é mais importante do que alguns pensavam. Dentro da equipa, é uma questão que depois a direção terá que se pronunciar, a nível institucional.

Ana Ramalheira
Centro Social e Paroquial de São Domingos de Rana

Como foi a adaptação ao teletrabalho?

No Centro Paroquial de São Domingos de Rana tivemos pouca gente em teletrabalho uma vez que a grande maioria dos nossos colaboradores trabalha no direto com as crianças ou com os idosos. No entanto foi muito fácil porque levamos os nossos computadores, aqueles que tinham portáteis de trabalho, para casa e aqueles que não tinham utilizaram os computadores de casa. Foi uma adaptação bastante tranquila com esforço e com ajuda entre todos, quando tínhamos dúvidas telefonávamos uns aos outros. Algumas de nós pedimos ajuda aos filhos e aos maridos. Correu tudo bem, reajustamo-nos.

Conseguiram assegurar o contacto com o vosso publico?

Foi essencialmente através de e-mail e de zoom. Tivemos inclusivamente as crianças a juntarem-se para estarem umas com as outras virtualmente. Quando não conseguíamos comunicar com as famílias por e-mail, comunicamos por telefone. Foi um contacto muito direto, muito próximo sem qualquer problema.

Que vantagens e desvantagens identifica no teletrabalho?

A desvantagem é de facto conciliar toda a componente profissional com a pessoal. Estamos em casa, a casa está suja e levantamo-nos para a limpar ou arrumar sobretudo aquelas pessoas que são um bocadinho como eu que gostam de ver tudo limpo e arrumado. Por outro lado, tem a enorme vantagem de nos dar mais liberdade para gerirmos o nosso tempo. No meu caso tenho um pequeno jardim, estou agora aqui, a ver as minhas flores e até ouço os passarinhos, isto descontrai-me imenso. Porém em termos de horários é complicado. Não se chega às 7/8 horas de trabalho e vamos embora. Acho que tem de haver alguma disciplina e eu consegui com tranquilidade.

De futuro, contam continuar a usar as novas tecnologias, mesmo quando alguma normalidade for retomada ?

Tudo aquilo que aprendemos foi uma mais-valia. Sim, vamos continuar a utiliza-las. Como disse no inicio, temos um trabalho essencialmente presencial, uma prestação de serviços muito presencial, mas os pais habituaram-se e nós também ao contacto por e-mail e ou telefone. Eles às vezes não nos contactavam tanto ou porque não tinham tempo ou porque não estavam habituados. Mas deu-se uma mudança de hábitos e de costumes dos dois lados o que foi positivo. Acaba por não ser uma proximidade tanto em termos físicos mas uma proximidade em termos de comunicação e de informação, ela circula melhor assim.

Isabel Pinto Gonçalves
Câmara Municipal de Cascais

Como foi a adaptação ao teletrabalho?

A adaptação foi rápida e aquilo que se tinha que fazer, fez-se mas as primeiras quatro semanas de teletrabalho neste contexto de pandemia foi trabalhar em emergência. Trouxe para casa várias pastas no último dia que trabalhei no DHS, para fazer trabalhos de fundo. Porém ,não fiz nada disso. Só estive a criar respostas em conjunto com os colegas do DHS, todos em teletrabalho, a montar respostas que eram necessárias face ao contexto que estávamos a viver. Por isso a adaptação foi imediata, se foi a melhor não sei, foi aquela que foi possível.

Conseguiram assegurar o contacto com o vosso publico?

Durante os primeiros dias, as primeiras semanas, de forma menos organizada, usamos o telefone. Antes de sair para o teletrabalho fiz vários grupos no WhatsApp, com os chefes, com o gabinete do vereador, com o vereador, com o GACG, tenho vários grupos no WhatsApp para gerir. Quer por estas tecnologias que funcionam no telemóvel, os telefonemas, os e-mails e depois a pouco e pouco fomos fazendo as videoconferências, seja através de uma sala de reuniões que tenho, julgo que os outros directores da câmara também têm, que é o whereby, quer através do Teams ou do Zoom. Começamos a usar as videoconferências com as outras instituições, entre nós e com pessoas de fora, ao longo destas semanas faço uma quase todos os dias.

Que vantagens e desvantagens identifica no teletrabalho?

As características com que arrancamos com o teletrabalho foram repentinas e pouco planeadas e preparadas. No DHS já há uns bons anos que fazemos algumas experiências de teletrabalho. Não toda as pessoas mas algumas. Diria que um teletrabalho planeado tem muitas vantagens. Acho que daqui para a frente vamos começar a trabalhar neste novo paradigma, numa situação mista. O teletrabalho planeado tem muitas vantagens, foca-nos, tem rentabilidade, tem eficiência e eficácia mas não serve para tudo. Serve essencialmente para trabalhos que eu posso fazer mais individualmente, que não necessito de partilha, de interacção ou de interdependência de colegas. É um trabalho mais isolado. Exige disciplina, não posso trabalhar a qualquer hora. Não tendo que cumprir um horário, de me sentar às 9 horas em frente ao meu computador, no meu escritório como faço na câmara, devo ter alguma disciplina, senão acabo por misturar todas as minhas funções.  Exige compromisso porque se confio nos meus colaboradores, eles têm que ter um compromisso em relação às tarefas que têm que fazer e desenvolver, o que implica responsabilidade. A disciplina de como defino os meus tempos e me dedico, isso é responsabilidade e não está lá ninguém ao lado para perceber se a pessoa está a trabalhar ou não. Para mim o compromisso, a responsabilidade, o foco e a disciplina são factores importantes que a pessoa tem que ter para trabalhar em teletrabalho. Mas o trabalho presencial também é importante porque é nele que se alimentam as relações entre as pessoas, para o bem e para o mal. Mesmo quando nos zangamos ou não gostamos de trabalhar com o colega. As relações e o conhecer-nos advêm de contextos presenciais, de relações mais físicas: as relações, a confiança, a criatividade em conjunto não são uma partilha de um powerpoint por e-mail. Vêm de factores de contato direto e isso é muito importante para depois alimentar outros momentos em que é melhor estarmos sozinhos a produzir um determinado tipo de trabalho. Acho que também pode haver uma coisa nova, no futuro próximo, que está entre o trabalho presencial e o teletrabalho. A articulação entre as pessoas que estão no trabalho presencial com os colegas que naquela semana estão em teletrabalho e uma boa acção colaborativa entre ambos, vai fazer com que possam ter maior rentabilidade, maior eficiência e eficácia.  Nas primeiras semanas, em que fomos empurradas para o teletrabalho, a verdade é que houve imensa solidariedade entre colegas, houve imenso espírito colaborativo e interajuda dentro do DHS, dentro da câmara. As nossas funções ficam todas indefinidas, fazemos de tudo. Há mais solidariedade do que quando estamos todos sentados nas nossas secretárias no trabalho. Há trabalhos que são presenciais e não vamos fugir a eles, atender famílias, atendimento ao público. Há trabalho que o DHS faz que é presencial.

Mariana Formigal
Centro Paroquial do Estoril

Como foi o processo de adaptação ao teletrabalho?

Correu tranquilamente. A parte difícil não é estar a trabalhar, é conciliar a vida familiar com a vida profissional, porque estamos todos em casa. Portanto, entre aulas, filhos com aulas, filhos pequeninos sem aulas, é um bocado difícil, com as reuniões e com as exigências do trabalho. O trabalho não pára. Aliás as necessidades agora são cada vez mais. Estamos a viver uma crise e nós sentimos isso com o número de pedidos de apoio que temos tido. O trabalho é o mesmo ou mais e de repente estamos todos em casa. Essa parte é complicada. Em termos profissionais, acho que está a correr muito bem: temos reuniões regulares, usamos muito o telefone, estamos sempre a responder, sempre em cima do assunto. A desvantagem é que há menos horários, também.

Conseguiram assegurar o contacto com o vosso publico?

Sem dúvida. Temos o serviço de apoio à família, que é a nossa mercearia social e o POAMC. A equipa está pelo menos três vezes por semana lá. O serviço de apoio domiciliário, continua a acontecer, nunca parou. Temos uma parte da equipa em teletrabalho e uma parte da equipa que tem que ir a casa das pessoas, fazer higienes, etc. Depois temos a equipa de RSI em teletrabalho. O Centro de Dia em teletrabalho, porque nunca pararam de trabalhar, sempre a telefonarem para os idosos e o resto da instituição também.

Que vantagens e desvantagens identifica no teletrabalho ?

Acho que o teletrabalho é muito positivo mas com todos em casa é um pouco complicado. Quando as crianças forem para a escola, acho que o teletrabalho tem que ser promovido. Há muitas coisas que podem ser feitas de casa. Não precisamos de estar presencialmente. O contacto presencial é essencial para outros aspetos. Para a equipa. Eu nesta posição a gerir uma equipa. Comecei a gerir uma equipa em teletrabalho. Uma equipa que não conhecia; essa parte foi um bocado complicada. Graças a deus estou a ser muito bem acolhida e recebida. Há aspetos do dia a dia, práticos, que eu ainda não sei porque não estive lá. Mas isso é uma especificidade muito minha.

De futuro, contam continuar a usar as novas tecnologias, mesmo quando alguma normalidade for retomada ?

Acho que sim. Estou a responder sem perguntar mas eu penso que sim. Acho que é muito importante estarmos na instituição mas há coisas que podem ser resolvidas em teletrabalho. Aliás vê-se. O mundo não pára.

Cecília Dionísio
Instituto da Segurança Social

Como foi a adaptação ao teletrabalho?

Nós na Segurança Social mantivemos todos os canais de atendimento, de resposta e de trabalho. Por outro lado, tivemos que nos adaptar a um novo contexto onde o nosso público, em grande parte, teve que se manter em confinamento ou mesmo com restrições à circulação. Tivemos que garantir a resposta social, quer em sede de emergência social, quer no apoio naquilo que está previsto as próprias instituições manterem em continuidade. Por outro lado, a área da infância e juventude criou-nos desafios: tivemos que conjugar formas de trabalho, como reuniões com parceiros, reuniões com as nossas direções em Lisboa, que foram desenvolvidas com novas formas de suporte digital à distância, com a nossa presença em posto de trabalho. Houve alguns momentos em que as próprias equipas tiveram alguma alternância e alguns dias de teletrabalho, utilizando o email e o telefone para realizarem alguns produtos de apoio e de retaguarda. No meu caso em concreto, foram muito poucos dias em teletrabalho mas tive que me adaptar neste contacto com os parceiros, em que foram privilegiadas estas plataformas informáticas e também telefónicas.

Conseguiram assegurar o contacto com o vosso publico?

A proximidade e a acessibilidade do cidadão à Segurança Social foi sempre o grande desafio e o grande valor que procuramos garantir e que a nível nacional tivemos que acautelar e manter. Essa acessibilidade e essa proximidade encontraram novas formas. Foram reforçadas as linhas de atendimento telefónico para que mais facilmente o cidadão pudesse aceder a apoios e a informação. Portanto, mantivemos o contact center da Segurança Social com reforço. Foi criada uma linha específica distrital para um primeiro atendimento e primeira triagem de emergência social, paralela à linha nacional de emergência social, a Linha 144. Esta linha distrital foi especificamente criada para poder responder mais rapidamente aos pedidos telefónicos e de email por parte da população, relativamente à necessidade de apoios de intervenção social,  ação social,  apoios económicos, apoios ao nível de respostas sociais e apoios ao nível da infância e juventude. Procuramos sempre manter, não só esta nova forma de acesso, como o presencial. A Segurança Social em Cascais não fechou as portas ao atendimento. A Loja do Cidadão teve um período sem atendimento presencial mas a emergência social e a infância e juventude mantiveram um atendimento com triagem, por marcação e manteve as portas abertas. Por outro lado, cada vez mais, a parceria foi uma constante, onde tivemos também que nos readaptar e procurar que todos pudéssemos contribuir, para que em conjunto, a resposta ao cidadão fosse dada. Este período levou-nos a pensar a nossa forma de trabalho ao mais essencial e todos encontramos o nosso espaço, para que, se há uma necessidade e há uma resposta, o atendimento em parceria e em rede nos faça chegar a todos.

Que vantagens e desvantagens identifica no teletrabalho?

O teletrabalho demonstrou-nos que é possível encontrar formas adequadas, positivas e eficazes de resposta às nossas necessidades e ao nosso volume normal de trabalho.  Permitiu-nos pensar que quando não é possível o trabalho ou o atendimento presenciais, quando conseguimos encontrar outras formas de contacto e focarmo-nos, o resultado não é inferior às formas presenciais de trabalho. Contudo, na área da infância e juventude, e em determinadas áreas de diagnóstico social, foi fundamental manter essa presença: há áreas de intervenção social que não dispensam o contacto porque requerem formas de avaliação e de observação que são necessárias. Permitiu algum foco que a nível de volume processual, fez-nos manter e aumentarmos em algum ponto a nossa resposta. Por outro lado, a desvantagem é que, em determindas áreas não pode substituir o trabalho presencial, o atendimento presencial. Pode e deve ser conciliado, mas um não dispensa o outro.

De futuro, contam continuar a usar as novas tecnologias, mesmo quando alguma normalidade for retomada ?

A orientação que temos é que vamos a todo o momento regressar à normalidade, acautelando todas as medidas de proteção, de distanciamento, de implementação do trabalho por turnos. O que é certo é que, esta nova forma de trabalho deu-nos lições e com certeza esperamos ganhar e aprender com elas. Determinadas reuniões, determinadas participações que o tribunal agora nos tem solicitado com meios à distância (conferências, reuniões com técnicos) que resultaram tão bem, que acredito que vai ser uma prática que vamos manter: se calhar, não de uma forma tão intensa como fomos obrigados a implementar, mas iremos com certeza, dentro do possível e dentro dos meios que temos. Muito do teletrabalho que foi desenvolvido foi também com algumas condições disponibilizadas pelo Instituto, nomeadamente acessos informáticos, mas não foi possível, por exemplo, conceder computadores portáteis para todos os funcionários. Houve aqui um encontro entre as várias partes e eu quero acreditar que sim, que será um a prática utilizada no futuro.



De futuro, contam continuar a usar as novas tecnologias, mesmo quando alguma normalidade for retomada ?

Claro que sim. Se formos para um sistema misto, em que estamos uns dias em teletrabalho e outros dias em presencial faz sentido continuarmos a usar estas tecnologias e até apurarmos e tornar o processo mais eficaz e eficiente, mas só com o treino. Julgo que os nossos serviços informáticos estão a ponderar, neste momento, a questão da compra das câmaras porque nem todos os computadores as têm.